U bent hier: Vacature administratief en onthaal medewerker

administratief medewerker

Heb je een passie voor het milieu, ben je een goeie sorteerder ben je sociaal en communicatief sterk? Als administratief en onthaal medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor burgers met al hun vragen rond afval en sorteren. Je bent dagelijks in contact met je collega's op de parken en onze ophaalpartners.

1.    Functieomschrijving

1.1.   Plaats in de organisatie:

De administratieve onthaalmedewerker functioneert onder de rechtstreekse leiding van het management comité

1.2.   Functie – inhoud:

  1. Leidinggevende taken:

Geen.

  1. Adviserende – beleidsondersteunende taken:

Geen.

  1. Uitvoerende taken:

De administratief medewerker/onthaalmedewerker wordt ingezet voor alle ondersteunende activiteiten die nodig zijn voor een efficiënte werking van het secretariaat o.m.:

-   bediening telefooncentrale

-   verwerking van de inkomende en uitgaande briefwisseling

-   administratieve ondersteuning door middel van invoeren administratieve gegevens;

-   zelfstandig inrichten, uitvoeren en controleren van diverse administratieve werkzaamheden;

-   opstellen rapportages.

  1. Controlerende taken:

-   opvolgen van de beantwoording van de briefwisseling/mailverkeer;

-   samenstelling van de dossiers bewaken naar volledigheid.

  1. Communicatieve taken:

-   intern werkoverleg;

-   doorverbinden van telefonische oproepen;

-   verstrekken van informatie aan de burger, klachtenopvolging

-   aanspreekpunt burgers aan het onthaal en leveranciers

1.3.   Functieprofiel:

  1. Opleidingsniveau – diplomavereisten:

ü  Wijze van begeven van functie

Wordt begeven bij aanwerving.

ü  Voorwaarden:

-   houder zijn van een diploma Hoger Secundair Onderwijs;

-   slagen in een aanwervingexamen.

  1. Kennisvereisten

Heeft een goede en functiegerichte vakkennis:

ü  een zeer goede kennis van MS Office en de Nederlandse taal

ü  kennis van administratieve processen en inzicht in verbetering hiervan.

  1. Technische vaardigheden

Kan van de ter beschikking gestelde technische hulpmiddelen optimaal gebruik maken in functie van de uitvoering van de opgedragen taken en is in staat om bij aanpassing van het materieel of de apparatuur, of bij overschakeling van nieuw materieel of apparatuur zich het gebruik ervan snel en efficiënt eigen te maken.

  1. Sociale vaardigheden

ü  Communicatieve vaardigheden:

-   kan de vereiste schriftelijke opdrachten snel afhandelen in een heldere taal en taalkundig juist;

-   kan zich mondeling vlot uitdrukken in een omgangstaal die voor elke gesprekspartner helder en gepast is;

-   kan op een efficiënte en effectieve wijze deelnemen aan vergaderingen en heeft een positieve inbreng;

-   kan zich inleven in inzichten en belevingen van andere mensen, hierover met hen in contact komen en verschilpunten overbruggen.

ü  Individuele vaardigheden:

-   kan zich constant op een hoog niveau concentreren op zijn/haar werk;

-   kan zeer goed beoordelen of informatie juist en relevant is;

-   ziet zeer snel nieuwe mogelijkheden om problemen bij de uitvoering van het werk op te lossen;

-   werkt resultaatgericht.

ü  Groepswerkvaardigheden:

Kan de vereiste teamgeest goed inschatten en bevordert deze door een goede samenwerking met de andere teamleden en door hen hierin ook te stimuleren.

  1. Houdingen

ü  zet zich in om de verstandhouding in de groep te bevorderen;

ü  combineert loyaliteit t.o.v. zijn/haar collega’s met loyaliteit t.o.v. zijn/haar meerderen en het bestuur;

ü  geeft spontaan informatie en kennis waarover hij/zij beschikt door aan zijn/haar medewerkers en aan zijn/haar meerderen;

ü  tracht derden zoveel mogelijk tegemoet te komen bij de afhandeling van zijn/haar vraag, maar bewaart een gepaste afstand zodat de afhandeling zakelijk blijft;

ü  neemt op een gemotiveerde manier verantwoordelijkheid op voor zijn/haar taken;

ü  past zich gemakkelijk aan, aan wijzigende werkomstandigheden;

ü  werkt alle onderdelen van het takenpakket van bij de eerste uitvoering systematisch en nauwgezet af en controleert alle onderdelen grondig op hun volledigheid;

ü  heeft zin voor transparante systematiek in het ordenen en verzorgen van dossiers en/of materialen. D.w.z. de toegepaste ordening is duidelijk voor collega’s en meerderen, zonder dat hij/zij daarvoor speciaal toelichting moet verschaffen.

1.4.   Functiewaarderingsniveau

Niveau

: C

Weddenschaal

: C1 – C3

 

  1. 2.    Geldelijk statuut en weddeschaal

-   van C1 naar C2 na 4 jaar schaalanciënniteit in C1 en een gunstig evaluatieresultaat;

-   van C2 naar C3 na 18 jaar schaalanciënniteit in C1 en C2 en een gunstig evaluatieresultaat;

-   meeneembare geldelijke anciënniteit: alle openbare en maximum 6 jaar nuttige anciënniteit uit de privésector of als zelfstandige;

-   maaltijdcheques: € 8,00;

-   hospitalisatie: premie wordt betaald voor het personeelslid in dienst;

-   groepsverzekering: premie 4% op brutoloon;

-   woon-werkverkeer: fietsvergoeding en kostenvergoeding openbaar vervoer.

Interesse in deze functie?

Stuur je cv en motivatiebrief voor 11 november 2022 naar jobs@ivio.be

Schriftelijk examen: 28 november 2022 om 16u
Mondeling examen 12 december 2022